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  • オフィス移転のスケジュールと段取り6ヶ月前~当日にやること

    オフィス移転スケジュール

     

    オフィス移転6ヶ月前にやること

    オフィス移転6か月前までに行っておく準備は、どのようなことがあるのでしょうか。
    移転前に行う準備の手順ごとにまとめてみました。

     

    ■現在入居しているオフィスビルの解約予告の時期を確認する

    オフィス移転前に、現在のオフィスを解約しなければなりません。
    解約前にビルオーナーや管理会社に解約予告をする必要がありますが、解約までの期間は、賃貸契約書に記載されています。
    通常6か月の場合が多くなりますが、きちんと確認が必要です。
    また、解約に伴った原状回復費用や保証金の返還時期、金額なども確認する必要があります。
    ですが保証金は、解約後にすぐ返還されない場合もあります。
    この保証金を、移転先の資金などに充てるのは難しくなっているので、オフィス移転の予算などに組み込む際には、十分に確認してから予算を組み込みましょう。

     

    ■オフィス移転計画を立てる

    移転先を探すなら、移転する目的や条件を設定する必要があります。
    立地条件などでは、交通機関はどれくらいあるか、駅やバス停からの距離、社員の通勤範囲や通勤にかかる費用、飲食店や銀行など周辺地域の利便性はどうかなどを確認する必要があります。
    設備では、オフィススペースの坪数やビル管理サービスの利用条件などの確認が必要となり、ビルなどによっては、オフィスの利用時間や空調設備の利用時間などに制限がある場合だと、土日や深夜時間帯などでは、空調が利用できないこともあります。
    これらを考慮して、移転の目的を明確にしてから、オフィス移転の作業スケジュールを組み立てていきます。
    効率的に移転の作業を行うためにも、具体的な内容が決まっていなくてもスケジュールを決めておくのが良いでしょう。

     

    ■物件の情報を集める

    オフィス物件の情報を多く知ることで、希望する条件の物件も見つかりやすくなります。
    希望する条件が多く、すべての条件を満たさない物件も出てくると思いますが、その場合はどれを重視するか、どこに重点を置くかを明確にしておくことが重要になります。
    物件の情報を集める際には、移転する目的の優先順位と他の条件などのバランスを考えておくと、移転先も見つかりやすくなります。
    物件の情報は、オフィスの仲介会社で収集することができます。
    移転目的に合った場所が見つかったら、下見を行いましょう。
    下見の時は、事前にチェックしたい項目をリストアップしていき、設備が整っているか、レイアウトが出来るかどうかを確認しながらメモしていきましょう。

     

    時間がある限り、多くの移転先を下見して比較していくことで、希望する条件の移転先が見つかりやすくなります。
    さらにオフィスの移転には、コストもかかってきます。
    現状回復費用、移転仲介手数料、引っ越し費用、内容工事費用、電話工事費用など様々な費用がかかるため、これらを考慮して比較することも重要です。

     

     

    オフィス移転5ヶ月前に行うこと

    オフィス移転5ヶ月前入居申込書

    オフィス移転5か月前までに行っておく準備は、どのようなことがあるのでしょうか。
    移転までに5か月あるといっても、行わなければならない作業や準備は多くあります。
    おおまかなスケジュールを組んで取り組む必要があります。

     

    ■新オフィスの契約準備

    新たな移転先の物件を内見したり、物件に関する情報を収集することで、移転先の候補を決めたら、そこから条件に合った物件を決めて入居の申し込みをします。

     

    それに向けて必要になってくるのは、入居申込書の記入となり、会社名・住所・氏名・代表者名・取引銀行などの記入が必要となります。
    記入後に会社の案内・登記簿謄本を添付して入居の申し込みが完了となります。
    ビルのオーナーによって信用調査などが行われた後に、許可が出ると契約することができます。
    本契約前に物件を差し押さえるために、手付金を支払う場合もあり、この手付金は一般的に敷金・保証料の20%程度となります。

     

    本契約まで行った場合には、この手付金が保証金の一部に充てられます。
    キャンセルの場合には、手付金がどうなるのか確認し、戻ってくる場合には、書面で受け取っておくと確実です。
    新たに契約となった場合には、契約時に敷金・保証金・数ヶ月分の賃料が必要になります。
    敷金・保証金に関しては、退去の際の現状回復費用や賃料が滞納された場合の担保として支払う必要があります。
    金額や過不足分などは物件などによって異なるため、契約時の内容を十分に確認する必要があります。

     

    また共益費に関しても、個別負担かオーナーや管理会社の負担かなど確認しておきます。
    ビルによって、内装工事の会社を指定される場合もあります。
    これによって費用の変更や、内装準備などに変更がある場合もあるので、確認しておきましょう。

     

    ■オフィスプランニングで新たなオフィス作り

    新たにオフィス移転する際には、現在のオフィスの問題点を解決しなければなりません。

    そのため、現在のオフィスの問題点を分析して、改善策を立てる必要があります。
    例えば、現在のオフィスのレイアウトからOA機器の使用状況や稼働率、書類の量、各個人スペースの面積、照明や空調などの環境などの場所から具体的な問題点をあげて環境を整えていきます。
    そこからさらに必要となる機能スペースを把握し、整理していきます。

     

    例えば、今までなかったリフレッシュスペースを作りたい場合には、他の業務上必要なスペースを整理して、新たに作ることになります。

    他にも社員1人当たりのワークスペースの確保や収納スペースの充実など、先を見て考慮していくことが重要です。

     

    オフィス移転4~2ヶ月前に行うこと

    オフィス機器

     

    オフィス移転まで4~2ヶ月の間に行う移転準備はどんなことでしょうか。
    間近に迫った移転で、慌ただしくなってくる時期であり、少しづつ整理を始める時期でもあります。
    どんな移転準備を行う必要があるのでしょうか。

     

    ■オフィス移転4~3ヶ月前までに終わらせておくこと

    この時期に終わらせておくことは、新たにオフィスで使用するOA機器を発注しておくことです。
    例えば、電話・FAX、複合機、プリンター、パソコンなどになります。
    さらに書類整理などに必要な備品なども、この時期に購入しておくことが望ましくなります。
    量が多くなると、欲しい時期にすべて揃わないなくなり、移転に間に合わないといったこともあるので、早めにレイアウト図から必要な数を見ておき、発注しておきます。
    他にも、移転に関する案内状や社内の印刷物を印刷したりするなど、事前の発注作業が多くなる時期でもあります。
    そのため、発注先が混乱しないように発注先と発注品目などが分かるように整理してまとめておきます。
    また移転案内状を送付する作業もあり、そのために送付先の一覧表の準備も必要になります。

     

    ■オフィス移転2ヶ月前までに終わらせておくこと

    オフィス移転2ヶ月前までに、効率的な移転作業になるために、移転に関するスケジュールを組んでおきます。
    移転のプロジェクトチームを組み、部署ごとの責任者を決めてから、誰がいつまでに何をするかなどの、具体的なスケジュールを組み立てておきます。
    これによって、分担が分かれることで、効率よく作業が進んでいきます。
    責任者は、各部署ごとで確認した後、さらに責任者同士でミーティングを行い、連携していくようにします。
    移転先の新しい電話番号などが決まったら、移転案内状や社内印刷物の発注に取り掛かります。
    事前にまとめておいた発注リストで、漏れがないように確認しながら発注をしますが、特に電話や名刺などないと業務ができなかったり、支障が出てしまうものに関しては、移転後すぐに使用できるように、納品の時期など確認しておきましょう。
    他にも、移転の際には各官庁(法務局・公共職業安定所・労働基準監督署・税務局・消防署・郵便局・警察署など)に届け出を出す必要があります。
    届け出先はどこかを確実に把握しておき、そして漏れがないように注意しましょう。
    各官庁への届け出漏れがあると、業務を行う際に円滑に行えなかったり、届け出を忘れたことで他に迷惑がかかる場合もあるので、確実に行いましょう。

     

    オフィス移転1ヶ月前に行うこと

    オフィス移転1ヶ月前のスケジュール

     

    オフィス移転まであと1ヶ月~当日の間に行う、移転準備を問題なく行うためにはどんなことが必要になるのでしょうか。
    今まで行ってきた移転準備が、確実に行えているのであれば予定どおりに移転を行うだけです。
    具体的にどんな移転準備を行うのでしょうか。

     

    ■移転1ヶ月前までの準備

    まずオフィス移転の1ヶ月前までに、準備期間があり、社員には説明などを行っていますが、改めて社員全員へ移転に関する説明を行います。
    説明が不十分なままでは、移転作業に支障が出る可能性があり、トラブルの元になってしまうこともあります。
    なので、事前に作業工程などをまとめておき、手順にそって行えるようなマニュアルを作っておきます。
    これを全社員に配布して、徹底することで、効率の良い移転が行えるようになります。

     

    ■移転先に引っ越すための準備

     

    移転先に引っ越すために、移動する物を梱包しておきます。
    この梱包作業も引越しの前日までに終わらせるようにしておきます。
    事前に引越し業者から届いた段ボールや梱包キットに、荷物を詰めますが、キャビネットや机ごとに分類しておきます。
    分けることで、内容物も分類でき、移転先で混ざることもなくなります。
    他にもラベルや番号を記入することで、引っ越し業者も番号ごとに搬入をしてくれるので、分類しやすくなります。
    紛失されると困るような貴重品や機密書類などは、出来る限り個人で運ぶようにしましょう。

     

    ■ラべリングする時の注意点

     

    荷物の移動などの基準となるラべリングですが、ラベルが無くなっていたなどで分類できない場合には、必要な場所に搬入することが出来なくなり、紛失してしまう可能性があります。
    またラベルを貼っていても、当日は作業が多く、慌ただしい中で行うため、違う場所に行ってしまう場合もあります。
    これらの間違いを防ぐために、なるべくラベルは段ボールの上部や側面など、何か所にも貼っておくと良いでしょう。
    そして、貼る場所を統一することでも見やすくなります。

     

    ■移転前に細かい打ち合わせを行う

     

    新たに複合機やパソコンなどのOA機器を搬入すると、設定などの細かい調整が必要になる場合があります。
    これらは、各業者に搬入時間や調整日などを細かく打ち合わせしておき、スムーズに移転先で業務が出来るようにしておきます。
    他にも、得意先の連絡先を一覧表にしておくことで、移転案内状の送付がしやすくなります。

     

    ■移転当日に行うこと

     

    移転当日には、担当者が引越しの状況を把握するために、引っ越し会社の担当者と連絡を取り合います。
    その後、各社員が荷物が正しく搬入されているかどうか確認し、搬入物の数や破損がないかを確認します。
    これで問題がなければ、移転は終了となります。

    2016年11月17日
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