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チームフォーブログ

  • オフィス移転までにかかる必要な費用とは?

    オフィス移転の費用

    会社によって様々な理由や目的でオフィスを移転します。
    オフィス移転ではオフィスの賃料が重要視されると思いますが、その他にもたくさんの費用が必要となってくるのです。

    ■退去に掛かる費用について

    ・原状回復
    現オフィスを退去する時、原状回復の費用が必要になります。
    原状回復とは、明け渡しのときに借りた状態に戻すことであり、賃貸を借りる際にはその義務を背負っているのです。
    原状回復の費用は、一般的に賃貸契約を交わした際に収めた保証金や敷金から支払われ、その費用を差し引い差金額が返還される仕組みとなっています。

    ・明け渡しの賃料や水道光熱費
    新しいオフィスへ移転する前には、明け渡し日まで費用が発生する場合は、賃貸や水道光熱費も支払わなくてはなりません。
    この場合は日割りで計算されますので、賃料の場合は「賃料×期間/30」という計算式で費用を求められます。

    ■契約や工事、家具などの費用について

    ・賃貸契約に必要な費用
    ビルオーナーと賃貸契約を交わす際、保証金と敷金、賃料の前払いなどが必要です。
    また、不動産会社によっては移転先の仲介手数料がかかり、一般的に家賃の半月分から1ヶ月分の費用を支払います。

    ・内装や設備に関する工事費
    オフィスは企業のイメージづくりや壁や床などの修繕や強化など、時には内装工事が必要です。
    また、業務には電気や電話、インターネットなどの設備も欠かせないので、内装や設備に関する費用がかかります。

    ・必要な家具やOA機器などの購入費用
    移転と一緒にオフィス家具やOA機器などを追加購入したり、入れ替えたりすつ場合は購入費用が必要となるでしょう。

    ・名詞や印刷物、各種届出などの費用
    移転に伴い新しい住所が記された名刺や社内印刷物の発注、完了庁への各種届出といった諸経費が掛かる場合もあります。
    これらの費用は、移転の手続き整理と一緒に、発生する費用も整理しておくとスムーズに移転作業が行えるでしょう。

    ■引越しにかかる費用について

    ・引越し費用
    移転する際には引越し業者などにオフィス家具やOA機器の輸送を頼む必要があり、一般的に引越しが完了すると支払いが発生します。
    掛かる費用は荷物量と移転先との距離で計算されるので、業者に見積もり依頼を頼んで事前に確認しておきましょう。
    見積もりは基本的に無料で行っています。

    ・不用品廃棄の費用
    引越しの際に不要な書類や家具などを廃棄が必要となる場合があります。
    引越し業者によっては有料の不良品回収や、不用品買い取りなどのサービスがあるので、活用してみるのがおすすめです。
    また、不良品回収では廃棄量に応じて金額が変わります。

     


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    事務所移転で失敗を防ぐ賃貸オフィス選びの基準ポイント

     

     

    2016年10月31日
  • オフィス移転に関するアンケートは必要?

    移転アンケート

     

    オフィス移転は会社で起こる出来事の中でもとても大きな行事となります。
    オフィス移転の目的として、社員が働きやすい環境になることで仕事の効率化がアップすることなども含まれているケースが多くみられることから、近年では社員に対してオフィス移転に関するアンケートを実施するところはとても多いです。
    では、そのアンケートでどんなことを聞いていけば良いのでしょうか?

    ■オフィス移転に関するアンケート項目

    オフィス移転に関するアンケート項目は主に新オフィスの立地などが挙げられます。
    立地といっても通勤時間に関することだけではなく、オフィス周辺の環境なども非常に重要です。
    そのため、アンケートにはどんな場所が好ましいかアンケートを取ってみましょう。
    また、この他にも移転に対しての考えや要望などをアンケートで書いてもらうと良いです。

    ■アンケートで要望全ては叶えられない

    アンケートをとると上記の内容以外に様々な要望が出てくるかと思います。
    例えば、空調をもっとこうしてほしいということだったり、移転すること自体反対だという方もいらっしゃいます。
    自分が通勤しやすいからということで立地環境を指定する方も中にはいらっしゃるでしょう。
    しかし、これらの要望が出たからと言って、社員全員の要望を叶えることは不可能に近いです。
    特に、社員の要望を全て叶えようとするとコストがかなりかかってしまい、従業員にも負担になってしまう恐れがあります。

    ■オフィスに関するアンケートは必要?

    要望に応えられないというならアンケートをとる必要はないのでは?と思われてしまうかもしれませんが、移転に関しての貴重な意見は無駄にはなりません。
    特に現場で働いている人の声を実際に聞くことができるためアンケートはとった方が良いと言えます。
    ただし、アンケートによってオフィス移転を行う目的が逸れてしまっては意味がありません。
    最終的な判断はやはり経営側が判断すべきだと考えられます。

    社員から「アンケートで意見を出したのに結局却下された」という声が聞こえてくるかもしれませんが、そういった場合はきちんと新オフィスの決定後に、その新オフィスに移転するメリットや今後の経営計画に基づき選定したという理由を伝えることで、社員も納得してくれるでしょう。
    実際に、新築オフィスから築年数の古いビルへ移転した会社もあり、アンケートでは不安な声も多かったですが、結果的に規模が大きくなっただけではなく賃貸費用を削減できたことから社員の手当やボーナスへの見直しにつながった会社もあります。
    このようなこともあるため、社員の意見を聞きつつ社員に還元できるオフィス移転となるように心がけましょう。


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    事務所移転にかかる必要な費用とは?

     

     

    2016年10月14日
  • オフィス移転準備、手続きの進め方

    オフィス移転準備手続き

    新オフィスへの契約が済んだら、いよいよ本格的に移転に向けての準備が始まります。

    ■引越し業者選びは重要!

    移転準備を行う上で大切なことは、引越し業者の選び方です。
    適当に引越し業者を選んでしまうと、高い費用がかかってしまい思わぬ出費となってしまったり、適当な仕事をされてしまったりと移転完了へ大きな足枷となってしまう場合があります。
    このようなことにならないために、引越し業者を選ぶ時は慎重にならなくてはいけません。
    業者の中には移転作業の全体を企画・提案し、作業を行った後のアフターサービスまでが一貫している業者もあったり、作業を大きく分類してその作業ごとに契約をする業者などもあり、こういった場合だと運送費に差が出てくる場合があります。
    そのため、複数の業者に同じ作業内容を伝え、見積もりを取ることでどこが一番安く、そして質が高いサービスや保証があるのかなどを比較した方が良いと言えるでしょう。

    もちろん当社のオフィス移転サービスもぜひご利用ください!

     

    オフィス移転手続き

    ■移転前の手続きについて

    オフィス移転を実行する前に、様々な手続きが必要となってきます。

    ・法務局への届け出
    移転場所や会社によっても提出する書類は異なるため、法務局へ提出書類は何が必要となるのか事前に聞いておくようにしましょう。
    特に本社が移転する場合、定款の変更を行ったり、類似商号調査、商号の仮登録に関する手続きは必須となるので注意が必要です。

    ・税務署への届け出
    移転登記が終わったら、登記簿謄本もしくは抄本と一緒に異動届出書と給与支払事務所等の移転届出書が必要となります。
    これは移転前と移転後の両方を所轄の税務署へ提出しなくてはいけないので気を付けましょう。

    ・地方税事務所への提出
    税務署への届け出と同じように、移転前と移転後の両方で登記簿謄本と異動届出書を事務所へ提出する必要があります。

    ・郵便局への届け出
    住所が変更となるため、郵便局への届け出は必須です。
    局内にある移転ハガキに必要事項を書いて郵便局へ提出すると、旧オフィスの受け持ち郵便局に来た郵送物が1年間の期間だけ新オフィスに回送してくれます。
    この手続きを済ませておくことで郵送物のトラブルを回避することができるでしょう。

    ・電話の移転手続き
    電話を移転させるためには新オフィスで使えるようになるまでおよそ1ヶ月の時間がかかってしまいます。
    そのため、移転を行う1ヶ月前に電話局へ連絡するようにしましょう。
    旧オフィスで使用している電話局と移転先の電話局がそれぞれ異なる場合、どちらの電話局でも手続きが必要となります。
    契約者名と新オフィス住所が分かる登記簿謄本または抄本などといった書類を準備し、手続きを済ませましょう。
    ちなみに移転案内サービスを利用したい時は手続きの際に申し出ておきましょう。

    ・その他
    上記以外にも新オフィスの案内状や新しい名刺の発注、リース機器の業者への手配、新聞を会社で取っている場合は新聞社へ連絡し変更の手続きを、移転作業の際にトラブルが万が一起こってもいいように損害保険の加入手続き、現在加入している保険などの契約変更の手続きなど、会社によって異なりますがとてもたくさんの手続きが必要となります。
    どれも大切なものなので、忘れずに行うようにしましょう。


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    オフィス移転に関するアンケートは必要?

     

     

     

    2016年10月11日
  • 不動産会社とオフィスを契約する時のポイント

    敷金

    各会社によってオフィスを新たに構える理由は様々ですが、まずは移転の目的を正確に理解してから準備に入ることが重要です。
    目安となる項目を用意したので目を通してみましょう。

     

    ■準備の際の重要なポイント

    新オフィスとなる物件の情報を集め、希望する条件に近い物件を見つけたら、申込みの用意を行います。
    申込書には、企業名や住所、仕事の内容などを書き、企業案内や登記簿謄本を添えて申込みしましょう。
    それから、ビルの管理者による信頼調査が行われ、問題が発生しなければ契約に入ります。
    契約の内容はそれぞれ違うので、トラブルを避けるためにも契約条件をしっかり確認しましょう。

    ■敷金や保証金などを把握する

    新たにオフィスの契約を行う際、資金や保証金の支払いが求められます。
    (家賃の数か月分)
    支払いは契約日までに済ませましょう。
    敷金や保証金は、退去時の担保として必要なものです。
    金額や返金の仕方などは各物件によって違うので、契約の内容にはよく目を通しましょう。
    また、共有部分の負担はビルの管理会社がするのか、借主側がするのかなどを把握しておく必要があるため、忘れずに確認してください。

     

    ■手付金の支払いはどうなるのか?

    本契約を進めていく段階で、物件を確保しておくために、手付金の支払いが発生する可能性もあり、金額の相場としては敷金や保証金の2割程となっています。
    契約の締めまで進んだ場合には、保証金の一部に当てられるようになっているのが通常です。
    また、契約を破棄した際には、手付金が返金されるのかなどの確認も行い、仮に返金されるというときには、書面を受け取るようにしましょう。

    ■新オフィスが決まったら

    移転先が決まって、ある程度の区切りがついたら、今現在使用しているビルの退去手続きを行いましょう。
    契約書の内容にもう一度目を通し、解約の旨を管理人に伝えなくてはなりません。
    契約書に詳細が記載されていないときには、話し合いの場を設けなくてはならないので、予め内容の確認が必要です。
    解約に関する項目を以下で確認してください。

     

    ・解約の旨を告げる期間
    3~6か月前までに告げるのが一般的です。
    急な解約の場合には、期間相当の家賃を払う必要があります。

    ・家賃
    明渡しする月のい家賃と共益費は日割り計算となることが多いく、場合によっては、明渡しする月の家賃1か月分を全額支払うことになります。

    ・預託金
    預託金の返金額を確認しましょう。
    ・解約の旨を告げる期間
    3~6か月前までに告げるのが一般的です。
    急な解約の場合には、期間相当の家賃を払う必要があります。

    ・家賃
    明渡しする月のい家賃と共益費は日割り計算となることが多いく、場合によっては、明渡しする月の家賃1か月分を全額支払うことになります。

    ・預託金
    預託金の返金額と返還日を確認しましょう。
    年数や契約内容によって金額が異なるので注意してください。

    ・原状回復
    部屋を元の状態に戻して退去となります。
    工事の範囲や期間などに細かな打ち合わせが必要な上、指定の工事担当会社があるかも調べましょう。

     

    オフィス引っ越しサービス

     

     

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    事務所の移転準備、手続きの進め方

     

     

     

    2016年10月04日
  • 新オフィスのデザインやレイアウトのプランニングについて

    オフィスの移転を考える企業は、どのような目的で行うのかなどが異なってきます。
    オフィスの移転に関して、1番の目的は何かを把握してから移転を考えることが重要になります。
    そのためのオフィスプランニングについてご紹介します。

    ■現状を知ることで見えてくるものがある

    現在のオフィスでの問題点を知ることで、移転後に問題点が解決しなければなりません。
    そのためには、問題点をきちんと分析しなければ、解決とはなりません。
    問題点を知るためには、従業員などから現状の満足度や不満などの聞き取りや、各スペースに必要な面積や場所、OA機器の使用状況や稼働率、書類の保管場所、空調や照明などの環境などを調査して、レイアウトを考える必要があります。
    そして入口からの動線なども踏まえることで、効率の良いレイアウトに仕上がっていきます。

    ■各スペースごとに分類する

    オフィスプランニングでは、各スペースごとにどれくらいのスペースが必要になるのか、また必要な機能スペースはどれくらいなのかを具体的に把握する必要があります。
    例えば、受付、接客に必要な応接室、会議室、役員室、更衣室、給湯スペース、コピー機置場、事務スペース、収納スペース、サーバルームなど、業務上かかせないスペースや、その数を整理しながら把握する必要があります。

    ■各スペースごとに分けるとどうなる?

    まず必要なスペースをいくつかに分けてみます。

    ・ワークスペース
    オフィス全体の面積のうち共有部分以外のスペースで、社員1人に付きどれくらいの場所が確保できるかですが、おおよそ1人辺り1坪~2坪程度の場所があれば良いでしょう。
    ですが、将来的に社員の増員などを考えるのであれば、若干の余裕も必要となります。

    ・リフレッシュスペース
    オフィスにいる時間が長時間になってしまう場合、従業員にとってはリフレッシュする場所や設備、環境が整っていることが気分転換となるので望ましくなります。
    なので、喫煙ルームや自動販売機などが設置できる空間も必要となります。

    ・収納スペース
    電子化が進んでいない会社であれば、日々の書類の量は莫大であり、また増えていきます。
    現在の書類に加えて、新たな書類の量なども考えながら収納していくことができるだけのスペースは必要となります。

    ■オフィスレイアウトが決まってきたら

    レイアウトが決まってきたら、オフィス全体を彩る照明などを決めていきます。
    作業に適した明るさと色彩で、落ち着いた雰囲気になるような照明にする必要があります。
    その後は、社内のメンバーや役員などの配置、業務が円滑に行えるかなどを考慮してオフィスレイアウトが決まります。
    電気系統や照明、空調などは消防法の規約にも注意しましょう。

     

    事務所移転サービス

     

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    不動産会社とオフィスを契約するときのポイント

     

     

    2016年10月01日
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